Polityka prywatności Maple Bear Schools Polska (aktualizacja 24.11.2025)
A. Informacje ogólne
Administrator danych
Administratorem danych osobowych, o których mowa w tej Polityce, jest Maple Bear Schools Polska P.S.A. z siedzibą w Warszawie (ul. Okopowa 58/72, 01-042 Warszawa).
Polityka dotyczy danych osobowych uczniów, ich rodziców i opiekunów prawnych, kandydatów do szkoły, a także użytkowników naszej strony internetowej czy innych osób kontaktujących się z nami przez formularze lub pocztą mailową.
Kontakt
W każdej sprawie dotyczącej danych osobowych możesz napisać do nas na adres: info@maplebearpolska.pl. Pod tym samym adresem skontaktujesz się także z naszym Inspektorem Ochrony Danych.
Twoje prawa
Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- poprawienia lub uzupełnienia danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne,
- żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- ograniczenia przetwarzania danych,
- przeniesienia danych do innego administratora,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przetwarzanych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu,
- wycofania zgody w dowolnym momencie (jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej cofnięcia),
- złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Twoje dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w pełni automatycznie, czyli takich, które zapadają bez udziału człowieka. Nie tworzymy też profili osób na podstawie zebranych informacji.
Czy musisz podać dane?
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne. W niektórych sytuacjach jest jednak konieczne, abyśmy mogli:
- prowadzić korespondencję i odpowiadać na Twoje pytania,
- przeprowadzić rekrutację i przyjąć ucznia do szkoły,
- wypełnić obowiązki wynikające z przepisów prawa, w tym prowadzić wymaganą dokumentację.
B. Kategorie przetwarzania danych osobowych
1. Dane kandydatów do Maple Bear
W procesie rekrutacji przetwarzamy dane kandydatów do szkoły oraz ich rodziców lub opiekunów prawnych. Dane te obejmują przede wszystkim informacje podane w formularzu rekrutacyjnym.
Cel przetwarzania
Dane są wykorzystywane do przeprowadzenia procesu rekrutacji, w tym do oceny zgłoszenia, przygotowania oferty przyjęcia oraz kontaktu w sprawach związanych z rekrutacją.
Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania danych kandydatów jest przede wszystkim konieczność podjęcia działań przed zawarciem umowy edukacyjnej (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W niektórych sytuacjach przetwarzanie może opierać się także na zgodzie rodzica lub opiekuna (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) albo na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), na przykład w związku z prowadzeniem audytów wewnętrznych, postępowań wyjaśniających czy mechanizmów kontroli zarządczej.
Okres przechowywania
Dane przyjętych uczniów przechowujemy przez cały okres nauki, a następnie przez 6 lat po jej zakończeniu. Dane kandydatów, którzy nie zostali przyjęci, przechowujemy co do zasady przez 1 rok od zakończenia procesu rekrutacyjnego. Jeżeli na decyzję dyrektora zostanie złożona skarga, dane są przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane pracownikom i współpracownikom szkoły odpowiedzialnym za proces rekrutacji, a także dostawcom usług IT, którzy zapewniają obsługę formularzy i systemów teleinformatycznych. Dane mogą być przekazywane poza EOG jedynie wtedy, gdy korzystamy z usług dostawców IT spoza Unii Europejskiej – zawsze z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych (np. standardowych klauzul umownych UE).
Szczegóły
Dokładne zasady przetwarzania danych w procesie rekrutacji opisane są w Informacji o przetwarzaniu danych osobowych dla rodziców/opiekunów dziecka – ucznia oraz w Formularzach dla kandydatów Maple Bear.
2. Dane ucznia w trakcie nauki
Po przyjęciu dziecka do szkoły przetwarzamy dane ucznia, a także dane jego rodziców lub opiekunów. Dane te są niezbędne do prowadzenia zajęć dydaktycznych i realizacji wszystkich obowiązków szkoły.
Cel przetwarzania
Dane są wykorzystywane do prowadzenia zajęć dydaktycznych, oceny postępów w nauce, dokumentowania przebiegu edukacji, obsługi płatności oraz spełniania obowiązków wynikających z przepisów prawa oświatowego i podatkowego.
Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania danych ucznia i jego rodziców/opiekunów jest zawarta umowa edukacyjna (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki wynikające z przepisów prawa oświatowego i podatkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
W niektórych sytuacjach możemy też przetwarzać dane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO – w przypadku szczególnych kategorii danych) albo naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), np. gdy prowadzimy audyty wewnętrzne, postępowania wyjaśniające, działania administracyjne lub statystyczne.
Okres przechowywania
Dane ucznia przechowujemy przez cały okres nauki, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa. Przykładowo, dokumentacja przebiegu nauczania (np. arkusze ocen, świadectwa) może być przechowywana przez 50 lat, dokumenty księgowe co najmniej 5 lat, a dane związane z umową edukacyjną możemy przechowywać przez 6 lat po zakończeniu nauki, aby móc rozpatrzyć ewentualne roszczenia.
Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane upoważnionym pracownikom i współpracownikom Maple Bear, a także podmiotom działającym na nasze zlecenie, takim jak dostawcy systemów elektronicznych, usług edukacyjnych (np. zajęcia dodatkowe) czy narzędzi do komunikacji. Niektóre dane mogą być przekazywane partnerom zagranicznym, takim jak Kinderpedia SRL czy Maple Bear CEE OOD, a także organom publicznym, jeśli wymagają tego przepisy prawa (np. właściwemu Urzędowi Miasta). Jeśli przekazujemy dane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), zawsze stosujemy zabezpieczenia przewidziane w RODO, takie jak standardowe klauzule umowne.
Szczegóły
Dokładne zasady przetwarzania danych w procesie rekrutacji opisane są w Informacji o przetwarzaniu danych osobowych dla rodziców/opiekunów dziecka – ucznia oraz w Formularzu po przyjęciu do Maple Bear .
3. Zdjęcia i filmy z życia szkoły
Szkoła może gromadzić i przetwarzać zdjęcia oraz nagrania wideo przedstawiające uczniów podczas zajęć i wydarzeń szkolnych.
Cel przetwarzania
Zdjęcia i nagrania z udziałem uczniów mogą być wykorzystywane wewnętrznie – np. w systemach administracyjnych i komunikacyjnych (takich jak Kinderpedia), do wyrobienia legitymacji szkolnych lub do dokumentacji wewnętrznej szkoły. Mogą być także rozpowszechniane w materiałach informacyjnych i promocyjnych szkoły, takich jak strona internetowa, profile społecznościowe, tablice informacyjne w budynku, kroniki, gazetki, prezentacje czy broszury.
Podstawa prawna
Wykorzystujemy wizerunek ucznia w ramach naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), np. do dokumentacji szkolnej, komunikacji z rodzicami czy prezentowania życia szkoły.
Jeśli zdjęcia lub filmy mają być publikowane (np. na stronie internetowej, w mediach społecznościowych czy w materiałach promocyjnych), wymagane jest na to odrębne zezwolenie rodzica lub opiekuna.
Okres przechowywania
Dane przechowujemy do czasu wycofania zgody lub do momentu zakończenia publikacji, w której dane zostały wykorzystane.
Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane pracownikom i współpracownikom szkoły oraz dostawcom usług IT i podmiotom wspierającym publikację materiałów.
Szczegóły
Zasady przetwarzania zdjęć i nagrań opisane są w Klauzuli informacyjnej Formularza po przyjęciu do Maple Bear.
4. Nagrania z kamer monitoringu
Na terenie szkoły może działać system monitoringu wizyjnego, który rejestruje obraz z kamer umieszczonych w budynku i jego otoczeniu.
Cel przetwarzania
Nagrania z kamer monitoringu są wykorzystywane, aby zapewnić bezpieczeństwo uczniom, pracownikom i innym osobom przebywającym na terenie szkoły oraz chronić mienie szkoły.
Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a także przepisy prawa oświatowego, które pozwalają szkole stosować monitoring w celu zapewnienia bezpiecznych warunków nauki, wychowania i opieki.
Okres przechowywania
Nagrania są co do zasady przechowywane do 4 tygodni. W uzasadnionych przypadkach (np. gdy nagranie może być dowodem w postępowaniu lub na wniosek osoby zainteresowanej) mogą być przechowywane dłużej – maksymalnie do 6 miesięcy albo do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Odbiorcy danych
Dane z monitoringu mogą być udostępniane podmiotom obsługującym system monitoringu, uprawnionym organom publicznym, a w uzasadnionych sytuacjach także osobom bezpośrednio zainteresowanym (np. rodzicom lub opiekunom uczniów), zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie monitoringu.
Szczegóły
Szczegółowe zasady monitoringu opisane są w Regulaminie monitoringu wizyjnego.
5. Korespondencja i zapytania
Przetwarzamy dane osób, które kontaktują się ze szkołą — drogą mailową, telefoniczną lub listowną. Mogą to być rodzice i opiekunowie, kontrahenci lub inne osoby zainteresowane działalnością szkoły.
Cel przetwarzania
Dane są wykorzystywane do prowadzenia korespondencji, udzielania odpowiedzi na pytania, obsługi spraw związanych z funkcjonowaniem szkoły, a w przypadku infolinii także do zapewnienia jakości obsługi, przeciwdziałania nadużyciom i ochrony ewentualnych roszczeń.
Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na utrzymaniu kontaktu ze szkołą, obsłudze zgłoszeń oraz zapewnieniu bezpieczeństwa komunikacji.
Okres przechowywania
Dane z korespondencji przechowujemy przez czas niezbędny do obsługi danej sprawy, a następnie przez okres wymagany do celów archiwizacyjnych i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Nagrania rozmów telefonicznych przechowywane są co do zasady przez 6 miesięcy, chyba że zostaną zachowane dłużej w związku z toczącym się postępowaniem.
Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane upoważnionym pracownikom szkoły oraz dostawcom usług IT, takim jak operatorzy poczty elektronicznej czy dostawcy systemów telefonicznych. W pozostałych przypadkach dane mogą być ujawnione jedynie organom publicznym, jeśli wymagają tego przepisy prawa.
Dodatkowe informacje
Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do prowadzenia korespondencji. Dane nie są wykorzystywane do profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
Szczegóły
Szczegółowe zasady Przetwarzania danych opisane są w Informacji dotyczącej nagrywania rozmów telefonicznych.
6. Newsletter i ankiety
Jeśli zapiszesz się na newsletter, wykorzystujemy Twój adres e-mail (lub numer telefonu, jeśli wybierzesz taką formę) do przesyłania informacji o działalności szkoły. Jeśli bierzesz udział w ankiecie, przetwarzamy dane potrzebne do jej przeprowadzenia i analizy wyników.
Cel przetwarzania
Dane służą do wysyłania newslettera oraz zaproszeń do udziału w badaniach i ankietach.
Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) udzielona przy zapisie na newsletter lub przy zgodzie na udział w ankiecie.
Okres przechowywania
Dane przechowujemy do czasu wycofania zgody. W niektórych przypadkach dane archiwalne mogą być przechowywane, aby udokumentować, że zgoda została wycofana zgodnie z prawem.
Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane naszym dostawcom systemów mailingowych i ankietowych, także tym, którzy mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosujemy zabezpieczenia wymagane przez RODO (np. standardowe klauzule umowne UE).
Dodatkowe informacje
Podanie danych jest dobrowolne, a ich brak uniemożliwi otrzymywanie newslettera lub udział w ankiecie. Dane nie są wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji ani profilowania.
7. Dane podczas korzystania ze strony internetowej
Kiedy odwiedzasz naszą stronę internetową, zapisujemy podstawowe informacje techniczne potrzebne do jej prawidłowego działania (np. dane o Twojej przeglądarce i systemie). Korzystamy też z plików cookies i podobnych technologii.
Cel przetwarzania
Dane techniczne są potrzebne, aby strona działała poprawnie i była bezpieczna. Dzięki cookies możemy także wiedzieć, ile osób odwiedza stronę i jak z niej korzysta. Za Twoją zgodą korzystamy z narzędzi reklamowych (np. Google i Meta/Facebook), które pozwalają nam wyświetlać reklamy i lepiej informować o naszej działalności.
Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania danych technicznych i niezbędnych cookies jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W przypadku cookies reklamowych i analitycznych podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Okres przechowywania
Dane przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do celów bezpieczeństwa i statystyk. Cookies pozostają aktywne do czasu ich wygaśnięcia albo do momentu, gdy usuniesz je w swojej przeglądarce.
Odbiorcy danych
Dane mogą trafiać do naszych partnerów technologicznych, takich jak Google czy Meta (Facebook), którzy pomagają nam w obsłudze strony i prowadzeniu działań reklamowych. W niektórych przypadkach dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W takich sytuacjach stosujemy zabezpieczenia przewidziane w RODO, w szczególności tzw. standardowe klauzule umowne.
Dodatkowe informacje
Masz możliwość samodzielnego zarządzania cookies w ustawieniach swojej przeglądarki.

